Czym jest karta przedsiębiorcy i komu jest potrzebna?
Karta przedsiębiorcy to elektroniczny nośnik danych w postaci karty chipowej, która służy do identyfikacji firmy w systemie tachografów cyfrowych oraz do obsługi i zabezpieczenia danych z tych urządzeń. Posiadanie karty jest obowiązkowe dla przedsiębiorstw, które wykonują przewozy drogowe pojazdami o masie całkowitej powyżej 3,5 tony DMC lub autobusami przewożącymi więcej niż 9 osób. Bez niej wykorzystanie tachografu cyfrowego w takich pojazdach jest nielegalne, co uniemożliwia prowadzenie działalności transportowej zgodnie z przepisami.
Karta przedsiębiorcy pozwala na pobieranie, wyświetlanie i zabezpieczanie danych z tachografów, co jest niezbędne do prawidłowego zarządzania czasem pracy kierowców oraz do spełnienia wymogów prawnych dotyczących kontroli i archiwizacji tych danych.
Jak przebiega proces wyrobienia karty przedsiębiorcy?
Wydawcą karty przedsiębiorcy jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW). Aby wyrobić kartę, należy złożyć odpowiedni wniosek. Można to zrobić na dwa sposoby: elektronicznie lub tradycyjnie, listownie.
Obecnie coraz popularniejsza jest forma elektroniczna, która jest szybsza i wygodniejsza. Wniosek online składa się za pośrednictwem portalu info-car.pl z wykorzystaniem profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu. W przypadku składania wniosku listownie, dokumenty należy przesłać na adres PWPW w Warszawie.
Wymagane dokumenty i oświadczenia
- Skan oświadczenia podmiotu wykonującego przewozy o posiadaniu pojazdu podlegającego obowiązkowi instalacji tachografu
- Kopia dowodu osobistego osoby reprezentującej firmę
- Zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz potwierdzenie nadania numerów NIP i REGON
- Oświadczenie o utracie karty lub zgłoszenie kradzieży na Policji, jeśli dotyczy
- Upoważnienie do podpisania wniosku, jeżeli wniosek składa pełnomocnik
Ważne jest, że proces wyrobienia karty przedsiębiorcy wymaga wcześniejszej rejestracji działalności gospodarczej i uzyskania numerów identyfikacyjnych firmy. Bez tego wniosek nie będzie procedowany.
Ile kosztuje i jak długo ważna jest karta przedsiębiorcy?
Koszt wyrobienia karty wynosi 282,90 zł brutto, co odpowiada 230 zł netto plus VAT. Opłata ta dotyczy jednej karty i obejmuje jej wydanie oraz obsługę.
Karta jest ważna przez okres 5 lat od daty wydania. Po tym czasie konieczne jest jej odnowienie, aby firma mogła dalej legalnie korzystać z tachografów cyfrowych i zarządzać danymi zgodnie z wymogami prawnymi.
Dla firm posiadających floty pojazdów powyżej 3,5 tony DMC lub autobusów przekraczających 9 osób, konieczne jest wyrobienie osobnej karty przedsiębiorcy dla każdego pojazdu. Przykładowo, przedsiębiorstwo z 10 takimi pojazdami musi liczyć się z kosztem przekraczającym 2800 zł na pierwszym etapie.
Dlaczego warto wybrać elektroniczne składanie wniosku?
Proces elektroniczny jest obecnie rekomendowany ze względu na szybkość i wygodę. Wniosek składany online jest realizowany zazwyczaj szybciej niż tradycyjny, a przedsiębiorca może na bieżąco monitorować status zamówienia karty.
Wymagane jest posiadanie profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu, które zapewniają bezpieczną i autoryzowaną komunikację z PWPW. Dzięki temu eliminowane są błędy wynikające z ręcznego wypełniania dokumentów i usprawniona jest obsługa klienta.
Jakie obowiązki wiążą się z posiadaniem karty przedsiębiorcy?
Posiadanie karty przedsiębiorcy wiąże się z koniecznością legalnego zarządzania danymi z tachografu cyfrowego. Przedsiębiorca musi co 90 dni pobierać i archiwizować dane dotyczące czasu pracy kierowców i parametrów jazdy z pojazdów. Brak spełnienia tych wymogów skutkuje naruszeniem przepisów i może prowadzić do sankcji administracyjnych.
Karta przedsiębiorcy jest zatem nie tylko dokumentem identyfikacyjnym, ale także kluczowym elementem systemu kontroli i bezpieczeństwa w branży transportowej. Jej prawidłowe użytkowanie pozwala na monitorowanie pracy kierowców, kontrolę zużycia paliwa oraz optymalizację kosztów eksploatacji floty.
Co warto wiedzieć o relacji karty przedsiębiorcy z kartą kierowcy?
Karta przedsiębiorcy jest ściśle powiązana z kartą kierowcy, choć obie pełnią różne funkcje. Obie karty wydaje Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych i proces składania wniosków odbywa się na tym samym portalu info-car.pl.
Karta przedsiębiorcy identyfikuje firmę i umożliwia zarządzanie danymi tachografu, natomiast karta kierowcy przypisana jest do konkretnego pracownika i rejestruje jego aktywność. Obie karty są niezbędne do prawidłowej i legalnej eksploatacji pojazdów z tachografem cyfrowym.
Źródła
- https://bizhub24.pl/jak-wyrobic-karte-przedsiebiorstwa-poradnik-2/
- https://wzr.pl/biznes/karta-przedsiebiorstwa-przydatne-informacje/
- https://flowtica.pl/karta-przedsiebiorstwa/
- https://transup.eu/karta-przedsiebiorstwa-co-to-jest-jak-uzyskac-jak-korzystac
- https://evotax.pl/pl/blog/co-to-jest-karta-przedsiebiorstwa/